✔ VBA Dashboards Specialist®: dezembro 2016

19 de dezembro de 2016

Usando Dashboards Executivos para Gestão Hospitalar - Irmandade da Santa Casa da Misericórdia de Santos

Neste último final de semana, 17|Dez|16, eu e minha esposa estivemos visitando um amigo no hospital na SCMS - Irmandade da Santa Casa da Misericórdia de Santos.

Ao sairmos fiquei positivamente impressionado ao ver que exibiam num corredor muito movimentado, informações gerais de atendimento. Isso era feito através de um Dashboard exibido através de uma enorme janela de vidro do seu CPD que dava para o corredor.

Em tempo, muitas vezes falamos sobre a importância do uso dos Dashboards pelas empresas. Mas, em muitos momentos limitamos seu uso apenas as versões impressas e sua publicações digitais (seja através de e-mails ou posts em páginas web).

No segundo semestre de 1999, experimentei no prédio da SAP em São Paulo (chamado de Robocop), algumas versões de salas repletas de monitores, pois as TV Digitais ainda não eram tão comuns e nem tão acessíveis. Chamávamos essas salas de Cockpits. Nelas, diversos Dashboards eram expostos, plugados em bases de dados online, através dos quais acompanhávamos os KPIs - Indicadores Chave de Desempenho - de processos em andamento sistema SAP R/3 (ERP), além de diversos indicadores para cada módulo implantado.

Aqueles de nós que têm desenvolvido projetos com Dashboards em várias indústrias, sabem que o passo primordial para irmos bem, envolve entender quais são as regras do negócio, os fluxos de trabalho e as medidas de desempenho verticais que devem ser acompanhadas.

Sejamos humildes: Descobrir e definir quais KPIs devem ser exibidos na versão final dos Dashboards da empresa não é uma tarefa fácil.

A maioria dos consultores chamados para implementar Dashboards, devem contar com os especialistas do cliente. Isso é bom, mas o consultor também deve fazer sua lição de casa, estudando o negócio tanto quanto possível. Sim, sua perícia específica pode ser o design de Dashboards, como um serviço horizontal, lembrando-se de que tão bom quanto a aparência é o sucesso em medir e mostrar as coisas certas.

Este foi o sentimento de satisfação que tive naquele hospital neste final de semana. Ao ler rapidamente seu Dashboard, percebi que estavam realizando um trabalho duro, e que a sua performance era considerável. Notei que o atendimento requeria um grande esforço da equipe e todas essas percepções foram possíveis graças às informações expostas ali mesmo no corredor. Que excelente uso!

Talvez você pense: Ora, você só percebeu esse Dashboard porque lida com isso, é parte do seu trabalho. Por isso chamou a sua atenção. Ledo engano. Estamos convivendo com distintas gerações. As mais recentes lidam diariamente com interfaces gráficas em suas redes sociais. Ali são expostas a Infográficos, Dashboards, vídeos e um série de informações que minha geração e a anterior não estavam acostumados.

Aqui, a transparência é algo importantíssima a ser destacada. Reflita na importância da decisão de comunicar o os Nºs. de atendimento a todos (Visitantes, Clientes, equipe médica, enfermagem, fornecedores, etc...) que estiverem transitando pelo hospital.

Outros aspecto: Essa forma de comunicação direta através de Dashboard auxilia e diminui algumas impressões equivocadas, como baixa performance, baixo atendimento, minimizando ansiedades.

Certamente também está atento à possibilidade destes dados serem utilizados a posteriori pelo departamento de marketing, mostrando a eficiência da equipe, bem como da administração do hospital.

E finalmente, demonstra consideração pelas pessoas que desejam saber mais sobre os processos internos do hospital, mesmo que 'aparentemente' sem quererem. Como foi o meu caso. Imagino que mais monitores estejam espalhados pelo hospital, em diferentes áreas, com diferentes informações. (Se não existem, SCMS corra para fazer isso!)

Aqui estão alguns painéis que rastreiam KPIs nos hospitais:

Este Dashboard é monitora as atividades do negócio. Seus KPIs incluem: Duração da estadia, Ocupação Projetada, Tempo Médio Acamado, Precisão das previsões de Alta, Disponibilidade de Leitos para o Departamento de Emergência e infelizmente a Média de Óbitos pelo Tempo dos Acamados.

Este aqui, o Emergency Department Painel mostra as métricas de desempenho em tempo real. Alguns deles são: Tempo de Triagem para a Avaliação Médica, Tempos de ciclo de Altas, Média da Disponibilidade de Leitos, Disponibilidade para Triagem, recuperações de diagnóstico e estatística do paciente, Número de pacientes em emergência, etc...

Neste outro modelo de Gestão Hospitalar, algumas estatísticas chave, são acompanhadas, tais como:

Previsões de ocupação por dia e semana (com base estimada em dias de Alta Médica);

Duração média dos dias de Alta Médica que por unidade (Executada sob a média de 7 dias);

Tempo de referência de gerenciamento de casos até sua conclusão; e o

Status final dos casos para a Gestão.

O Gerenciamento de Disponibilidade dos Leitos é, naturalmente, um grande foco nos hospitais. Esse aqui é o Painel Spy. Fornece aos gestores de leito uma visão em tempo real da disponibilidade de leitos e estado das altas, incluindo:

Nº de Leitos ocupados e disponíveis em todo o sistema e por unidade;

Nº de Leitos críticos e telemetria disponíveis;

Nº de pacientes sob observação;

Duração da estadia (LOS) e a média estatística de altas até que o paciente realmente saia do quarto;

Serviço de suporte hospitalar: O desempenho relativo a mudança do leito, como os serviços no ambiente: troca de roupa de cama, higienização, última troca, Unidade trocada, troca de rotina, etc...

Resultado de Juntar dados
Apenas juntar dados não é correto. O melhor mesmo é deixá-los organizados, segmentá-los, obter insights a partir deles. Ter um olhar analítico sobre eles. Parece que isso tem sido feito pela SCMS:

Minha provocação vai somente em uma direção:
Sua empresa está fazendo isso? Comunica aberta e francamente a todos? Informa frequentemente o quanto suas equipes, departamentos, colaboradores, área financeira, RH, etc, estão fazendo?

Espero que sim! Se não, fica a dica.

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