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Caros, o conhecimento pode ajudar-nos a melhorar o modo como estamos trabalhando em nossas aplicações MS Excel.

Imagino que você, desenvolvedor experiente, já tenha desenvolvido diversas aplicações de automação que salvam os seus relatórios, Dashboards, e Scorecards em planilhas como resultado final do seu processo de disponibilização das informações.

Certamente em algum momento parou para refletir em quanto uma pequena, mas importante ação, pode influenciar a sua decisão quanto ao padrão que escolherá para gravar o seu relatório final. Sim, há necessidade de reflexão:

- Se formos enviar tais planilhas por e-mail o tamanho delas é crucial para performance de entrega do processo.

- Se estivermos gravando essas mesmas planilhas em um servidor na rede o seu tamanho é importantíssimo para o tempo que isso levará e também para o espaço que ocupará.

- Se estivermos disponibilizando tais resultados num servidor Sharepoint a preocupação é ainda mais válida nos quesitos performance e alcance de disponibilização.

- Coloque como estímulo para si mesmo que ganhará um dólar por cada KByte que poupar.

É certo que muitos dos colegas que leêm os meus Blogs tenha várias aplicações com um perfil similar ao descrito acima. Em alguns casos tais aplicações já funcionam há vários anos e têm salvado centenas de planilhas através destes. Mas... Sim, sempre existe um "mas...".

Gostaria que as suas planilhas ocupassem um espaço infinitamente menor do que vêm ocupando nos últimos meses (ou mesmo anos)?

Imagine-se gerando as referidas planilhas resultantes das suas aplicações, digamos que estas tenham em média um tamanho entre 3 MB e 6 MB. Se você conseguir assimilar as técnicas que descreverei abaixo poderá salvar todas as suas planilhas com pelo menos um oitavo (1/8) desse tamanho.

Como?

Simples salvando-as como .XLSB.

Antes de mais nada preciso alertá-los de que tais técnicas somente são possíveis a partir da versão do Office 2007. Se ainda não a tem, sinto muito por você, mas ainda precisará continuar a gerar planilhas enormes sem necessidade, até que troque a versão do seu MS Office e então volte aqui.

Nas versões anteriores a 2007 do MS Office não precisávamos especificar o tipo de extensão das nossas planilhas ao gravá-las internamente com o VBA (SaveAs). Não havia problemas quanto a escrevermos o nosso código VBA e não explicitarmos a extensão que desejávamos.

Por exemplo, no Excel 2007-2013, gravarmos uma planilha ativa com o código antigo abaixo nos daria problemas:

ActiveWorkbook.SaveAs "C:\Bernardes\Dashboard_001_JK.xlsm"

Mas este código abaixo funcionará sem problemas:

ActiveWorkbook.SaveAs "C:\Bernardes\Dashboard_001_JK.xlsm", fileformat:=52

' 52 = xlOpenXMLWorkbookMacroEnabled = xlsm (para códigos VBA na versão 2007-2013)

Abaixo observamos os principais formatos no Excel 2007-2013:

51 = xlOpenXMLWorkbook (planilha sem macro no 2007-2013, xlsx)

52 = xlOpenXMLWorkbookMacroEnabled (planilha com ou sem macro no 2007-2010, xlsm)

50 = xlExcel12 (Planilha Binária no 2007-2010 com ou sem macro, xlsb)

56 = xlExcel8 (Formato compatível com as versões 97-2003 e Excel 2007-2010, xls)

Mas também é verdade que podemos salvar os arquivos em outros formatos:

FileExtStr = ".csv": FileFormatNum = 6

FileExtStr = ".txt": FileFormatNum = -4158

FileExtStr = ".prn": FileFormatNum = 36

Note: Costumo usar o número que corresponde ao formato que desejo gravar. Ao instanciar as minhas constantes procuro definí-las de modo que minhas planilhas sejam compiladas sem problemas. Isso torna o meu código mais compatível com as versões 97-2003 das minhas planilhas. Por exemplo, o Excel 97-2003 não consegue saber o que a constate xlOpenXMLWorkbookMacroEnabled significa.

Postarei 2 códigos de exemplos que copiam a planilha ativa (ActiveSheet) para uma nova planilha (new Workbook), salvando-a no formato que combina com a extensão do arquivo de origem (Pode usar com o Excel 97-2010). já o segundo exemplo usará GetSaveAsFilename que solicita um Nome e Lugar onde gravar a planilha (Pode usar com o Excel 2000-2010).

1º Exemplo:

Sub Copy_ActiveSheet_1()
'Working in Excel 97-2010

Dim FileExtStr As String
Dim FileFormatNum As Long
Dim Sourcewb As Workbook
Dim Destwb As Workbook
Dim TempFilePath As String
Dim TempFileName As String

With Application
Let .ScreenUpdating = False
  Let .EnableEvents = False
End With

Set Sourcewb = ActiveWorkbook

'Copy the sheet to a new workbook
ActiveSheet.Copy
Set Destwb = ActiveWorkbook

'Determine the Excel version and file extension/format

With Destwb
If Val(Application.Version) < 12 Then
'You use Excel 97-2003
  Let FileExtStr = ".xls": FileFormatNum = -4143
Else

'You use Excel 2007-2010
'We exit the sub when your answer is NO in the security dialog that you
'only see when you copy a sheet from a xlsm file with macro's disabled.

If Sourcewb.Name = .Name Then
With Application
  Let .ScreenUpdating = True
  Let .EnableEvents = True
End With

MsgBox "Your answer is NO in the security dialog"
Exit Sub
Else
Select Case Sourcewb.FileFormat
Case 51: FileExtStr = ".xlsx": FileFormatNum = 51

Case 52:
If .HasVBProject Then
  Let FileExtStr = ".xlsm": FileFormatNum = 52
Else
  Let FileExtStr = ".xlsx": FileFormatNum = 51

End If
Case 56: FileExtStr = ".xls": FileFormatNum = 56
Case Else: FileExtStr = ".xlsb": FileFormatNum = 50
End Select

End If
End If
End With

' 'Change all cells in the worksheet to values if you want
' With Destwb.Sheets(1).UsedRange

' .Cells.Copy
' .Cells.PasteSpecial xlPasteValues
' .Cells(1).Select
' End With
' Application.CutCopyMode = False

'Save the new workbook and close it
  Let TempFilePath = Application.DefaultFilePath & "\"
  Let TempFileName = "Part of " & Sourcewb.Name & " " & Format(Now, "yyyy-mm-dd hh-mm-ss")

With Destwb
.SaveAs TempFilePath & TempFileName & FileExtStr, FileFormat:=FileFormatNum
.Close SaveChanges:=False
End With

MsgBox "You can find the new file in " & TempFilePath

With Application
  Let .ScreenUpdating = True
  Let .EnableEvents = True
End With
End Sub

2º Exemplo:

Sub Copy_ActiveSheet_2()

'Working in Excel 2000-2010
Dim fname As Variant
Dim NewWb As Workbook
Dim FileFormatValue As Long

'Check the Excel version
If Val(Application.Version) < 9 Then Exit Sub

If Val(Application.Version) < 12 Then

'Only choice in the "Save as type" dropdown is Excel files(xls)
'because the Excel version is 2000-2003

Let fname = Application.GetSaveAsFilename(InitialFileName:="", _
filefilter:="Excel Files (*.xls), *.xls", _
Title:="This example copies the ActiveSheet to a new workbook")

If fname <> False Then
'Copy the ActiveSheet to new workbook
ActiveSheet.Copy
Set NewWb = ActiveWorkbook

'We use the 2000-2003 format xlWorkbookNormal here to save as xls
NewWb.SaveAs fname, FileFormat:=-4143, CreateBackup:=False
NewWb.Close False
Set NewWb = Nothing

End If
Else
'Give the user the choice to save in 2000-2003 format or in one of the
'new formats. Use the "Save as type" dropdown to make a choice,Default =

'Excel Macro Enabled Workbook. You can add or remove formats to/from the list

fname = Application.GetSaveAsFilename(InitialFileName:="", filefilter:= _

" Excel Macro Free Workbook (*.xlsx), *.xlsx," & _
" Excel Macro Enabled Workbook (*.xlsm), *.xlsm," & _
" Excel 2000-2003 Workbook (*.xls), *.xls," & _

" Excel Binary Workbook (*.xlsb), *.xlsb", _
FilterIndex:=2, Title:="This example copies the ActiveSheet to a new workbook")

'Find the correct FileFormat that match the choice in the "Save as type" list

If fname <> False Then
Select Case LCase(Right(fname, Len(fname) - InStrRev(fname, ".", , 1)))
Case "xls": FileFormatValue = 56
Case "xlsx": FileFormatValue = 51
Case "xlsm": FileFormatValue = 52
Case "xlsb": FileFormatValue = 50
Case Else: FileFormatValue = 0

End Select

'Now we can create/Save the file with the xlFileFormat parameter
'value that match the file extension
If FileFormatValue = 0 Then

MsgBox "Sorry, unknown file extension"
Else
'Copies the ActiveSheet to new workbook
ActiveSheet.Copy
Set NewWb = ActiveWorkbook

'Save the file in the format you choose in the "Save as type" dropdown
NewWb.SaveAs fname, FileFormat:= _
FileFormatValue, CreateBackup:=False

NewWb.Close False
Set NewWb = Nothing

End If
End If
End If
End Sub