✔ VBA Dashboards Specialist®: VBA Access - Exportando os Relatórios para o Powerpoint - Working with PowerPoint Presentations from Access Using Automation

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É interessante podermos criar uma apresentação com slides no PowerPoint a partir de dados contidos no MS Access.

Adicionalmente poderemos exibir e controlar a apresentação dos slides a partir de um formulário de acesso.

Durante o transcorrer deste artigo procure por soluções e explore maneiras de estender o modo de demostrá-las nos seus próprios aplicativos.

Talvez algum cliente peça-lhe que crie manualmente slides do Microsoft Office PowerPoint regularmente em base semanal com dados oriundos do Microsoft Office Access.

Bem, não podemos exportar dados diretamente do Access para o PowerPoint. No entanto, podemos simplificar a tarefa, dependendo das nossas necessidades e desejo de escrevermos no VBA (Microsoft Visual Basic for Applications).

Analisaremos aqui duas formas de interação entre o Access e PowerPoint.

O primeiro exemplo ilustra como criar uma apresentação do PowerPoint a partir dos dados de uma tabela do Access usando automação.

O segundo exemplo mostra como exibir e manipular uma apresentação do PowerPoint existente num formulário do Access, usando também Automation. A Automação lhe dá a capacidade de controlar uma aplicação a partir de outra, manipulando as propriedades e métodos disponíveis no aplicativo controlado, respondendo a eventos.

Criando uma apresentação PowerPoint a partir de dados do Access

Este exemplo cria uma apresentação de slides usando os dados do MS Access. Um objeto Recordset é criado a partir dos dados de uma tabela. Os dados deste conjunto de registros é usado para preencher um slide da apresentação.

Faça o seguinte para criar a apresentação de slides:

1 - inicie o MS Access e abra um banco de dados.

2 - Crie um formulário com base em qualquer tabela, que contenha as seguintes características e objetos:

Formulário: CreateFromAccessData

Caption: PowerPoint Demo
Botão de comando: cmdPowerPoint

Nome: cmdPowerPoint
Caption: PowerPoint Example

Largura: +/- 5 cm

3 - No menu View, clique em código.

4 - No menu Ferramentas, clique em Referências.

5 - Nas caixas de referências disponíveis, clique na opção:

Microsoft PowerPoint 9.0 Object Library and Microsoft Office 9.0 Object Library

6 - Clique em OK para fechar a caixa de diálogo.

7 - Adicione a seguinte linha de código na seção de Declaração Geral:

Option Explicit

8 - Digite ou cole o seguinte código:

Sub cmdPowerPoint_Click()
Dim db As Database, rs As Recordset

Dim ppObj As PowerPoint.Application
Dim ppPres As PowerPoint.Presentation


On Error GoTo err_cmdOLEPowerPoint


' Open up a recordset on the Employees table.

Set db = CurrentDb
Set rs = db.OpenRecordset("Employees", dbOpenDynaset)


' Open up an instance of Powerpoint.

Set ppObj = New PowerPoint.Application
Set ppPres = ppObj.Presentations.Add


' Setup the set of slides and populate them with data from the

' set of records.
With ppPres

While Not rs.EOF
With .Slides.Add(rs.AbsolutePosition + 1, ppLayoutTitle)

.Shapes(1).TextFrame.TextRange.Text = "Hi! Page " & rs.AbsolutePosition + 1
.SlideShowTransition.EntryEffect = ppEffectFade
With .Shapes(2).TextFrame.TextRange

.Text = CStr(rs.Fields("LastName").Value)
.Characters.Font.Color.RGB = RGB(255, 0, 255)
.Characters.Font.Shadow = True

End With
.Shapes(1).TextFrame.TextRange.Characters.Font.Size = 50

End With
rs.MoveNext

Wend
End With


' Run the show.

ppPres.SlideShowSettings.Run


Exit Sub


err_cmdOLEPowerPoint:
MsgBox Err.Number & " " & Err.Description

End Sub

9 - Salve o formulário PowerPointDemo e abra-o como visualizar.

10 - Clique no exemplo do PowerPoint.

Note que a apresentação com os slides no PowerPoint será criada e exibida na tela. Clique a seta do mouse e a mova-se através dos slides.

Usando a Automação para exibir uma apresentação do PowerPoint

Este exemplo mostrará como exibirmos os slides do PowerPoint num formulário do Access. Esta técnica utiliza a automação do Access para abrir uma apresentação do PowerPoint conectada ao primeiro slide. Ao exibir os outros slides alteraremos a propriedade SourceItem, o que nos permitirá conectar-nos aos diferentes slides.

Observação: Para usarmos esta técnica, devemos ter tanto PowerPoint quanto o b instalados na estação de trabalho.Também precisaremos criar uma apresentação PowerPoint (. Ppt). Durante todo o processo, substitua o seguinte nome de arquivo com o nome e o caminho do arquivo: C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office \ Pptexample.ppt. Há um exemplo fornecido abaixo para download, ele contém uma apresentação de amostra.

Este exemplo cria um formulário com cinco botões e um controle de objeto para vincular a uma apresentação PowerPoint que permitirá mover-se através dos seus slides.

Private Sub insertShow_Click()
On Error GoTo insertShow_Click_Error

' Open PowerPoint
Dim strPowerPointFile As String

Dim pptobj As PowerPoint.Application
Set pptobj = New PowerPoint.Application
pptobj.Visible = True
pptobj.WindowState = ppWindowMinimized

Let strPowerPointFile = CurrentProject.Path & "\Access2PowerPoint.ppt"


' Fill a collection with all Slide IDs.
With pptobj.Presentations.Open(strPowerPointFile)
Set mcolSlideIDs = New Collection
Dim ppSlide As PowerPoint.Slide

For Each ppSlide In .Slides
mcolSlideIDs.Add ppSlide.SlideID
Next
.Close
End With

' Close PowerPoint

pptobj.Quit
Set pptobj = Nothing

' Make object frame visible and enable "navigation" buttons.
pptFrame.Visible = True
frstSlide.Enabled = True

lastSlide.Enabled = True
nextSlide.Enabled = True
previousSlide.Enabled = True

' Specify OLE Class, Type, SourceDoc, SourceItem and other properties.

With pptFrame
.Class = "Microsoft Powerpoint Slide"
.OLETypeAllowed = acOLELinked
.SourceDoc = strPowerPointFile
End With
SetSlide 1


frstSlide.SetFocus
insertShow.Enabled = False

Exit Sub

insertShow_Click_Error:
MsgBox Err.Number & " " & Err.Description

Exit Sub
End Sub

Private Sub SetSlide(ByVal ID As Integer)
On Error GoTo ErrorHandler

Select Case ID
Case Is > mcolSlideIDs.Count

MsgBox "This is the last slide."
Case 0
MsgBox "This is the first slide."
Case Else
mlngSlideIndex = ID
With pptFrame

.SourceItem = mcolSlideIDs(mlngSlideIndex)
.Action = acOLECreateLink
End With
End Select

Exit Sub
ErrorHandler:

MsgBox Err.Number & " " & Err.Description
Exit Sub
End Sub