✔ VBA Dashboards Specialist®: Business Intelligence

Sim, os softwares de Business Intelligence (BI) evoluíram.

Lembro-me dos relatórios com linhas verdes e brancas, verdadeiras listagens em Cobol, convertidos num mercado complexo repleto de ferramentas e plataformas.

Existem ferramentas para desenhar relatórios, formular consultas e efetuar processos analíticos online (OLAP). Por sua vez, as plataformas de BI combinam estas ferramentas baseadas em dados, tecnologia de integração e portais, oferecendo sofisticadas aplicações.

É inegável que o BI tem um grande potencial para ajudar as organizações, mas não podemos apenas considerar a implementação das ferramentas de BI como o maior fator de sucesso para as empresas. A implementação e a utilização desta tecnologia têm uma grande importância no êxito do Business Intelligence.

É consenso no mercado que as 4 situações a seguir são as 4 Piores Práticas do BI.

Usuários empresariais necessitam de informação facilmente acessível e útil para apoiar a tomada de decisões fundamentadas. Ainda que as ferramentas de BI ofereçam a possibilidade de expor informações, estas são demasiadamente complexas para a maioria dos usuários.

1 -

O clássico primeiro erro que as empresas cometem consistem na forma de avaliação e escolha das soluções de BI.

Sim, vez, após vez, falham ao não incluir, em sua grande maioria, os usuários empresariais na comissão de seleção da ferramenta.

Creiam-me, esta prática é, maioritariamente, a origem do fracasso do BI, pois os decisores não sabem o que os usuários empresariais necessitam.

Reflita: Isto é ainda mais preocupante se levarmos em conta que pelo menos 90% dos usuários corporativos não são técnicos, e apenas 10% dos usuários têm conhecimentos suficientes para utilizar uma ferramenta de BI.

Para resolver esta questão, as empresas necessitam de soluções de BI que sejam fáceis de usar por todos os usuários, especialmente para os não técnicos.

2 -

Todos os que lêem meus Blogs com certa assiduidade sabem da minha dedicação, uso e desenvolvimento com o MS Excel.

E é por isso que sinto-me confortável em apontar este segundo erro clássico sobre o qual as empresas precisam se esforçar muito para evitar.

Não permita que o MS Excel se converta na plataforma de BI. O Excel é possivelmente a ferramenta de BI mais utilizada em todo o mundo e a sua beleza reside no fato de oferecer uma interface extremamente simples para executar algumas funções de uso comum como calcular, apresentar e mostrar dados numéricos. Trata-se de uma ferramenta de produtividade padrão à qual qualquer colaborador pode ter acesso facilmente.

Contudo, apesar de ser útil, o ponto fraco do Excel reside na qualidade e coerência da informação gerada, pois os seus processos manuais são fonte de erros. De fato, o Excel não foi concebido como ferramenta de BI. As aplicações de BI só devem utilizar dados procedentes de fontes confiáveis e acreditadas. Para além desta questão, o Excel é um software que permite aos utilizadores, individualmente, acumularem os dados dos quais depende o seu trabalho em planilhas de cálculo pessoais.

A solução para este problema é minimizar o trabalho manual realizado no Excel e impedir o acúmulo de dados em planilhas pessoais. Uma forma de consegui-lo é converter o Excel em um front-end do BI. Se os dados produzidos forem exatos, pré-formatados e pré-calculados, o usuários não terão praticamente que fazer nada para obter os resultados que necessitam.

3 -

A terceira prática a evitar é considerar que um data warehouse resolve todas as necessidades de acesso e distribuição dos dados da sua empresa. Os data warehouses são uma parte importante da tecnologia da informação e, em particular, constituem um componente essencial de muitos sistemas analíticos. O problema não é o data warehouse em si, mas quando este é considerado a solução para todos os problemas de informação ou quando se espera que a disponibilidade deste conduza os usuários empresariais até à informação. Os armazéns de dados não devem ser implementados sem se conhecer com clareza a necessidade do negócio.

Identificar o melhor método de integração e acesso à informação e não tomar por garantido que um data warehouse é a solução adequada antes de avaliar todas as opções é a forma de evitar este erro.

4 -

A aquisição de software de BI para análises gerais é a última prática inadequada que identifiquei. De fato, os custos mais elevados e a rentabilidade mais reduzida do BI derivam da aquisição de uma solução genérica, sem um objetivo específico, o que raras vezes tem impacto positivo no negócio.

Bem, resumindo, lembrar estas práticas e tomar certas precauções são passos que permitirão à sua empresa alcançar um resultado final com rentabilidade do investimento claramente definida. Assim, poderá identificar, desde o primeiro momento, o que a sua empresa necessita e construir as bases para que um maior número de usuários tome como sua a solução, ao incluir o verdadeiro usuário no processo de seleção e implementação de uma aplicação de BI fácil de usar, que interaja com as aplicações mais utilizadas.

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