Dados ou Informações?

Empresas em todo o mundo estão permeadas de dados oriundos de diversas fontes distintas e apesar do fácil acesso a estes, têm dificuldades em obter as necessárias informações para suas relevantes tomadas de decisões.

Não é menos verdade, nem tão pouco raro, o fato de que em muitas reuniões a maioria dos diretores, e/ou gerentes presentes estejam munidos de informações pouco relevantes ou totalmente irrelevantes. É certo que têm acesso aos seus próprios dados de A a Z, mas estes estão completamente desprovidos de conteúdo útil. Geralmente tais amontoados de dados não contém nem a abrangência necessária e tão pouco a diversidade apropriada, que lhes propiciem dinamicidade na análise.

Em alguns casos as corporações têm acesso a uma megabase de dados distribuidos nos seus servidores, não raramente reunidos sob os acrônimos: BI, DW (Datawarehouse) e cubos OLAP (online analytical processing). 

A informação, [algo que realmente agregue, aponte, antecipe, ou mesmo complemente] decisões é muito preciosa e deve ser obtida de forma rápida e exata.

Quando a questão é reunir informações de diferentes países, traduzindo-as nas estratégias e objetivos das suas respectivas companhias, os executivos têm deparado-se com um enorme desafio para a grande maioria deles, isso em todo o mundo. Não é difícil que os KPIs (Indicadores de Performance) definidos corporativamente não estejam alinhados com as suas estratégias.

A diversidade de bases de dados nas quais as informações se encontram são muito variáveis. O verdadeiro desafio ocorre no momento de consolidá-las em Dashboards e Scorecards por exemplo. Estas precisam ser reunidas de modo coerente e sucinto. 

No caso dos Balanced Scorecards (BSCs), estes oferecem aos executivos as ferramentas para atingirem o sucesso na obtenção de suas informações. Esta importante ferramenta sim, traduz a missão e a estratégia das suas empresas num conjunto abrangente de medidas de desempenho que servem como base para o sistema de medição e gestão estratégica, perseguindo os objetivos financeiros, incluindo os vetores de desempenho desses objetivos.
O grande dilema é: Mesmo cercado por dados de todas as origens, como posso obter informações relevantes para tomar minhas decisões?

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Gerenciando um Projeto de Dashboard

O que é um Dashboard?

• O Dashboard é uma ferramenta que lhe permite obter um resumo do status do seu negócio em um piscar de olhos. Ele apresenta uma série de indicadores-chave de negócios de forma visual. Os dados para estes indicadores são extraídos de uma ampla variedade de fontes: bases de dados departamentais (MIS), sistemas de gestão de relacionamento com cliente (CRM), relatórios de funcionários (HR), defeito e aplicações de gerenciamento de mudanças, fabricação de equipamentos, e estatísticas web. A apresentação é feita através de meios gráficos, tabelas e textual e, normalmente, permite drill-down em medidas específicas.

Por que você precisa de um Dashboard?

Da mesma forma que o painel de instrumentos em um carro, o Dashboard lhe fornecer as informações necessárias para tomar decisões a respeito da "condução" da empresa. Lhe oferecem uma informação clara e confiável, que descreve o status do seu modelo de negócio, permitindo-lhe tomar decisões racionais com base em dados quantitativos. Assim, os Dashboards melhoram grandemente a qualidade da tomada da decisão,  reduzindo o risco envolvido em fazer suposições inteligentes.

Dashboards são facilmente personalizados por seu usuário direto. OS Dashboards personalizáveis são facilmente criados e especificamente adaptadas às necessidades de informação CIO, CEO, CFO, ou outro decisor. 

Normalmente, os itens de linha especificados em um painel podem ser "clicados" para abrir janelas de dados adicionais em apoio as métricas-chave exibidas. 

Uma característica importante de um painel de negócios é o acesso deste pela Internet, com a finalidade de que um executivo on-the-go sempre tenha informações críticas prontamente disponíveis.

Referência: Conflair

               NetSuite

Tags: André Luiz Bernarde, Dashboard, project, management, CIO, CEO, CFO, Internet 



 

Dashboard de Vendas - Sample Sales Dashboard

Fora os Dashboards executivos, nenhum outro tipo de Dashboard é mais executado do que um de vendas. A atividade de vendas é o coração que dá vida a maioria das empresas. Os responsáveis de vendas precisam manter seus dedos no pulso em todos os momentos, mesmo quando tudo está bem. 

Estratégias de vendas podem precisar mudar rapidamente quando novas oportunidades, problemas ou pressões competitivas surgir. Um Dashboard bem projetado será uma ferramenta poderosa para um gerente de vendas.

Já projetei inúmeras amostras de Dashboard de vendas, selecionando as informações que  parecem ser as mais importantes para um gerente de vendas monitorar. Cada item que selecionei é um KPI do que está ocorrendo atualmente em curso. Segue uma lista de exemplo:

Receita de vendas

Receita de vendas no pipeline 

(receita esperada dividida em categorias de probabilidade)

Lucro

Avaliação de satisfação do cliente

Top 10 clientes

Fatia de mercado

Para cada itens faz-se necessário tomar várias decisões, incluindo:

Em que nível de sumarização devo expressar esta medida?

Que unidade de medida devo usar para expressar essa medida?

Quais são as informações complementares que a incluir como contexto para melhorar o significado desta medida?

Que design melhor expressa essa medida?

Quão importante é essa medida para um gerente de vendas em comparação com as outras medidas?

Na ordem seqüencial dos itens dispostos no Dashboard, qual a mais apropriada para o  gerente de vendas?

Com quais outras medidas um gerente de vendas desejaria comparar esta medida?

Se fosse projetar um Dashboard de vendas para uma determinada pessoa ou grupo, gostaria de envolvê-los para responder a estas perguntas. Para este exemplo fiz várias suposições com base em meu conhecimento de vendas e produziu o painel abaixo.

Examine cuidadosamente o Dashboard acima, apenas olhando por alto, descubra o que funciona e o que não funciona na sua empresa, região ou país, aprofunde esta descoberta compreendendo o porquê. 

Olhe cada KPI, o contexto, os aspectos do design visual. Pergunte-se: "Por que foi concebido dessa maneira?" Tome algum tempo para refletir sobre tais aspectos ou outros que desejar. 

Com base no comentado anteriormente, será capaz de identificar e explicar as razões para a maioria das escolhas do design acima.

Seguem alguns pontos altos:

As cores foram usadas com moderação, esta utilização criteriosa da cor faz com que os itens que devam chamar a atenção façam-no claramente, sem a concorrência de outras cores que também poderia atrair a atenção.


Assumo que as medidas identificadas como key metrics (indicadores chave) geralmente são os itens mais importantes no painel, são colocados no canto superior esquerdo, dando-lhes o destaque que merecem.


Bullet Graphs - Minigráficos são necessários para atingir o efeito de um denso conjunto de dados em uma pequena quantidade de espaço. Este Dashboard exibe uma grande quantidade de informações, sem ser desordenado.

Algumas medidas são apresentadas graficamente e como texto. O pessoal que monitora as atividades de vendas geralmente estão interessados em conhecer ambas as demonstrações: Em valores reais de vendas e como estas estão em relação às metas.


A exibição do quarter-to-date de receita por região, combina os valores e o pipeline na forma de barras empilhadas. Esta abordagem permite aos expectadores visualizarem facilmente o resultado da adição prevista para a receita em relação ao alvo.


Espaços em branco só foram usados para delinear e grupos de dados. Delimitadores, linhas de grade, e as cores de preenchimento de fundo são desnecessários.

Tags: André Luiz Bernardes, Dashboard, KPIs, quarter-to-date, bullet graph, key metrics

 

       

Excel - DashMap

Criar Dashboards funcionais e aplicáveis, com um implementação relativamente rápida é possível?

Sem dúvida é o sonho da maioria dos gerentes de departamentos que vêem-se expostos a analisar grandes bases de dados para subsidiar outras áreas. Estes inúmeras vezes precisam apresentar resultados em reuniões regulares. Também é um sonho para as equipes de TI, e todo bom conhecedor de VBA (Visual Basic for Applications).

Imagine que esta solução esteja ao seu alcance ali mesmo no seu MS Excel, sem a necessidade de adquirir alguma solução de terceiros. 

Essa solução pode assimilar fontes de dados dinâmicas. Ahhh...essa eu quero prá mim!

Pois então, aí está, sirvam-se: 

DashMap - Análise Brasil

Há muito, nós que temos como origem do nosso ganha-pão o desenvolvimento com a suíte MS Office, sabemos das limitações dos objetos gráficos do MS Office. Não refiro-me as limitações técnicas, mas aquelas que nos impedem de expressar de modo criativo a representação dos dados, a tradução destes de um modo mais 'assimilável' por parte dos nossos usuários.

A técnica aplicada abaixo permite que, após a criação de um objeto como modelo manipulável, possamos ligá-lo a qualquer fonte de dados que desejarmos e a partir disso propiciar a escolha dessa fonte num, digamos, Combobox.

Para os mais antenados já percebem aqui a tendência sem volta de utilizarmos Infográficos, ampliando o modo como a informações podem ser vistas. Estamos estendendo a representações dos dados no mapa do Brasil. As informações são refletidas nos próprios estados de acordo com a cor destes.

No exemplo acima as opções de análise são:

- km2

- População (2010)

- Densidade Demográfica (hab./km²) (2010) 

- PIB (em R$ mil - 2008)

- PIB per capita (em R$ - 2008)

- IDH - Índice de Desenvolvimento Humano (2005)

- Analfabetismo funcional (%) 2010

- Mortalidade infantil (‰ nascimentos 2009)

- Expectativa de Vida (Ambos os sexos 2009)

No lado esquerdo do DashMap temos o Painel de Bordo, onde as configurações visuais são efetuadas

No lado direito do DashMap observamos a representação gráfica do conjunto de dados, ainda mais à direita o mapa demonstra, através das suas tonalidades, a variação das informações.

A parte inferior foi reservada para os comentários dos analistas que utilizarão a ferramenta.

Inspiração: Tushar Mehta

Tags: Bernardes, Dashboard, Scorecard, Dashmap, Brasil, BI, MIS, MS Office, MS Excel, VBA, Visual Basic for Applications

 

Access - Usando Gauges em Dashboards - 02

Passo 1: Crie seus gráficos

O passo inicial é definir qual gráfico utilizará. A idéia é converter seus gráficos em arquivos bitmap e colocá-los em um diretório.

Neste exemplo estamos usando alguns gauges do Google Charts API,  colocando-os em arquivos .bmp.

Desse modo, tenho 100 arquivos .bmp numerados de 1 a 100. Cada número do arquivo corresponde a um valor de 1 a 100. Então,  o arquivo 50 representa 50%, arquivo 40 representa 40%, e assim sucessivamente

Passo 2: Criando a tabela para armazenar os gráficos

O próximo passo envolve criar uma tabela com três colunas:

Uma coluna número que conterá números (1-100).

Uma coluna Pcnt, para conter os valores percentuais (0,01-1).

E uma OLEObject que terá como conteúdo imagens .bmp.

Passo 3: Cole os arquivos com as imagens na tabela, armazenando os gráficos

Existem diversas técnicas para carregar essas imagens para uma tabela, mas vamos deixar esse código para um outro dia, ok.

O modo mais prático é você manter a tabela aberta no modo exibir.

Arraste o arquivo .bmp para o campo OLEObject.

No final, você deve ter uma tabela onde cada número e valor percentual corresponde ao arquivo bitmap apropriado.

Passo 4: Criando a query

Após ter a tabela DashboardGraphics, pode vinculá-la a qualquer análise, usando os camposValueNum e/ou ValuePcnt.

A coluna que contém os bitmaps (OLEObject) é chamada neste exemplo de GaugesHiGood. Como pode ver, a coluna GaugesHiGood é trazida para a consulta.

Salve esta consulta como Query1.

Passo 5: Criando um formulário ou um relatório a partir da query

Usei Query1 para criar este formulário, e trouxe todos os campos da query, incluindo o campoGaugesHiGood (OLEObject)

Passo 6: Conect a sua tabela Graphics a todos os tipos de dados para análise.

Você pode ter mais de um campo OLEObject. Isso significa que você pode ter todos os tipos de diferentes representações visuais de 1-100.

Uma Nota sobre incorporar imagens gráficas em tabelas:

Sei que alguns gurus do MS Access dirão que não é uma boa idéia incorporar imagens em uma tabela. Dizem que isso incha o banco de dados e faz com que ocorram problemas de desempenho. Quer saber, faça o teste você mesmo e assimile sua própria experiência.

A verdade é que estes gráficos são tão pequenos que realmente não impactam sobre o tamanho ou o desempenho do banco de dados. Afinal de contas para que existiriam campos OLEObject se não os pudéssemos utilizar?

Como alternativa para a incorporação dos gráficos em campos OLEObject, pode usar um campo texto que contenha os paths para seus gráficos. Então pode efetuar um acesso dinâmico, chamando seu gráfico através deste.

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Referências: DataPigTechnologies